Simplifier la gestion en automatisant …

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  • Ce sujet contient 9 réponses, 6 participants et a été mis à jour pour la dernière fois par Anonyme, le il y a 2 années et 7 mois.
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    Sujet
  • #5496
    Yvette CLECHYvette CLECH
    Membre BRONZE

    Bonjour,

    Je suis retraité de l’informatique depuis peu et maintenant que nous sommes revenus en Bretagne, sur nos terres d’origine,

    nous avons mis en location un appartement qui était notre pied à terre dans ce beau pays alors que nous travaillions au MANS.
    Le travail administratif, j’ai déjà donné et j’ai donc automatisé la production du Contrat de Location de la manière suivante :
     1)  Notre site Web  http://www.leprincebleu.fr  propose d’établir soi-même son Contrat de Location en ligne.
          Le prospect renseigne un formulaire Google qui allimente  Google Sheets   ( dans le Cloud, c’est à dire Google Drive ).
    2)  Dans Google Sheets, j’ai fait appel à un module supplémentaire  :  AUTOCRAT
         Ce module se déclenche à chaque fois que le formulaire a été renseigné et envoie dans ma boîte E-Mail  un  pdf créé dans Google Drive.
    3)  Au vu de ce message dans ma boîte aux lettres,  je vérifie les données du contrat renseignées par le prospect  (  la période et le prix notamment )
         et  je partage  ce  Document  avec le prospect.
    4)  J’ai un message pré-formaté sur mon smartphone que j’envoie au N° indiqué pour lui attribuer une priorité de 24 ou 48 heures …
    NB :  Notre expérience montre que le contrat est conclu 9 fois sur 10 quand les gens ont rempli le formulaire ( 1 exception sur 32 semaines de location ).
    Et vous ?   Vous pratiquez comment ?
    Bien Cordialement,
          Jean Yves
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    • #276247
      Anonyme

      Bonjour à tous.

      Moi aussi sur mon site perso, j’ai automatisé l’enregistrement de mes clients ( ce sont eux qui remplissent le formulaire de réservation) et dans la foulée ils obtiennent leur contrat. En fait, lorsqu’un client a décidé de louer mon appartement, souvent après un appel téléphonique, je n’ai plus rien a faire, j’attends l’arrivée du règlement!!.

      C’est beau l’informatique !!!

      Cordialement.

       

    • #5578
      CasanoraCasanora
      Membre OR

      Effectivement… pour moi c’est mon mari qui me dit de me faire greffer un iPhone….et je ne part pas en voyage si je n’ai pas de réception internet… oups….

      Bonne journée.

      1 membre a remercié l’auteur pour ce post.
      • #271944

        Bonjour,

        Je fonctionne comme Benoît et Casanova.

        Tous mes documents contractuels, CGL, état des lieux  résumé personnel du séjour, courriels types, fichier import agenda, import contact Gmail, etc… sont personnalisés en utilisant des modèles et un tableau calc (libre office) .

        Je fais donc du publipostage avec quelques macros pour automatiser les taches répétitives .

        J’aimerai cependant passer… encore moins de temps… et que par exemple, des courriels soient envoyés automatiquement à échéance.

        Je me pose aussi la question de l’utilisation d’une base de données plutôt que d’un tableau.

        Avez-vous connaissance de solutions (si possible open-source de gestion automatisée des séjours ?<!–more–>

        Bien cordialement

        Christophe

         

         

        La maison des Bruyères *** - https://location-maison-beauval.fr
        Location saisonnière idéalement située, en région Centre.

      • #272649

        @jean-yves : je viens de visionner un tutoriel sur autocrat.

        C’est un script très intéressant, et se base sur des notions de publipostage accessibles.

        La maison des Bruyères *** - https://location-maison-beauval.fr
        Location saisonnière idéalement située, en région Centre.

    • #5538
      LVPLVP
      Administrateur

      Il est vrai que mon épouse me dit toujours d’arrêter de regarder mon iPhone et de voyager avec mon ordinateur portable… 😉

      Benoit - Administrateur de LVP

      2 membres ont remercié l’auteur pour ce post.
    • #5537
      Yvette CLECHYvette CLECH
      Membre BRONZE

      OK Benoit.   N’empêche que, lorsque nous sommes en voyage et qu’une demande arrive,

      j’apprécie de n’avoir qu’à partager mon Contrat de Location tout prêt

      avec mon Client !

      Celà ne m’empêche pas de personnaliser le message qui accompagne ce Contrat.

      Mais bon …   La pièce jointe a fait ses preuves et çà marche aussi !   Je suis d’accord !

       

      2 membres ont remercié l’auteur pour ce post.
    • #5536
      LVPLVP
      Administrateur

      Benoit, j’ai une autre question. TripAdvisor ou Airbnb et autres ont leur contrat de location, es que vous envoyer et faites signer vôtre propre contrat  aux locataires aux locataires ? Merci et bonne journée.

      Bonjour Danie,

      En fait pour Airbnb, je n’ai aucune demande en provenance directe de ce site : les vacanciers qui ont vu mon annonce sur ce site m’ont tous contacté directement sur le site internet de ma location pour éviter les frais… ;-). Donc j’ai pu envoyer mon propre contrat.

      Pour TripAdvisor, j’ai quelques cas de réservation en direct depuis ce site (que des étrangers). Alors là, j’utilise le contrat de TripAdvisor mais je fais en sorte de toujours demander en plus de me renvoyer mon propre contrat signé, même après avoir accepté une demande sérieuse depuis TripAdvisor. Ca à toujours bien marché, environ 10 par an. Je pense même que les vacanciers trouvent cela sérieux de recevoir une confirmation et un contrat personnalisé. Ils me l’ont tous retourné sans aucun soucis (ainsi que la fiche de police qui est maintenant obligatoire).

      Amitiés,

      Benoit.

       

      Benoit - Administrateur de LVP

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    • #5524
      CasanoraCasanora
      Membre OR

      Bonjour, je fonctionne de la même façon que Benoit et je n’ai absolument rien compris de la pratique de Jean Yves…..

      Benoit, j’ai une autre question. TripAdvisor ou Airbnb et autres ont leur contrat de location, es que vous envoyer et faites signer vôtre propre contrat  aux locataires aux locataires ? Merci et bonne journée.

      Danie.

      1 membre a remercié l’auteur pour ce post.
    • #5518
      BennynetBennynet
      Membre ADMINISTRATEUR

      Bonjour Jean-Yves,

      Personnellement pour mes deux locations, je gère les contrats par email au format PDF.

      Je personnalise le contrat a chaque demande de réservation, je l’envoi en pièce jointe par email.

      Le locataire le reçoit, l’imprime, le signe puis me le renvoi soit par scan et email soit par courrier.

      C’est très rapide, efficace et facile à archiver.

      Ca fonctionne très bien.

      Benoit.

      www.villamenerbellec.com
      www.location-vacances-vista.com

      3 membres ont remercié l’auteur pour ce post.
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– NOS CONSEILS POUR BIEN RÉSERVER AVEC LVP – 

 
C’est décidé, pour vos prochaines vacances vous allez louer le logement qui vous convient vraiment, selon vos propres critères !

Il vous reste quelques appréhensions ou inquiétudes face aux nombreuses propositions visibles sur Internet ?

Voici quelques bons conseils et les pièges à éviter pour que vos vacances restent un moment de détente privilégié.

 

Vous avez opté pour la location de particulier à particulier, c’est le bon choix !

LVP est un groupement associatif de propriétaires refusant le diktat des sites commerciaux qui profitent de l’engouement de la location de vacances pour s’enrichir sur le compte des propriétaires et des vacanciers… Nous souhaitons rester fidèle à l’ADN de notre activité : la relation entre particuliers, offrant un site humain qui laisse place aux échanges entre vacanciers et propriétaires tout en facilitant leur mise en contact via internet.
•  Nous vous proposons une sélection de propriétaires respectueux : notre charte de confiance est un gage de qualité, de sérieux et de fiabilité.
•  Chaque propriétaire annonçant sur notre site doit prouver son identité et que le bien qu’il propose lui appartient : Cela limite grandement les risques de fausses annonces !
•  Chaque propriétaire reste votre unique interlocuteur. LVP n’est pas le mandataire du propriétaire et n’intervient aucunement dans le processus de réservation.

 

Vous pouvez facilement vérifier par vous même certaines informations

• Chaque bien doit être présenté le plus précisément possible avec une description de l’emplacement, de sa nature (maison, appartement…) le nombre de pièces, chambres, salle de bain, WC, la surface habitable, annexes, couchages…
• Ayez le réflexe de contacter le propriétaire pour lui poser toutes les questions nécessaires concernant les équipements et les prestations du logement. Vérifiez avec lui la disponibilité et la compatibilité de ce bien avec vos attentes, la proximité des activités et des centres d’intérêt recherchés. Vous pouvez aussi demander d’autres photos si besoin…
• Consultez la réputation de la location sur internet à partir de son nom si c’est possible : Les avis laissés par les vacanciers précédents sur différents sites d’annonces donnent généralement une bonne indication sur la qualité de la location et des relations avec le propriétaire. C’est aussi un très bon moyen de comparer les prix entre les différents sites en sachant que certains facturent des frais de réservation pouvant dépasser 15% du prix du loyer !

 

Si vous décidez de réserver, vous êtes en droit d’exiger de la part du propriétaire un contrat de location qui doit contenir au minimum :

•  Votre nom et les dates de votre réservation,
•  Les coordonnées exactes du propriétaire et les moyens de le contacter : mail, téléphone…
•  L’adresse précise du logement,
•  Le descriptif complet de la location,
•  Le montant total du loyer (charges comprises ou pas, frais de ménage et /ou les éventuels coûts à votre charge) ainsi que le montant des arrhes ou acompte.
•  Le montant de la caution,
•  Les modalités de ces paiements.

Votre réservation sera validée après avoir renvoyé un exemplaire de ce contrat signé par les deux parties et le paiement des arrhes (ou acompte).

Un état des lieux doit être fait à votre arrivée lors de la remise des clefs, ainsi qu’à votre départ pour éviter toute contestation par la suite.

Les conditions de la restitution de la caution doivent être clairement stipulées dans le contrat de location. 

Emportez le contrat de location avec vous pour avoir sous la main toutes les informations qui vous ont été indiquées.

De votre côté, en bon chef de famille ou de groupe, veillez à faire respecter les lieux et le voisinage pour que tout se passe dans la joie et la bonne humeur !

La location de vacances entre particuliers, c’est avant tout une relation de confiance et de respect mutuel qui doit être accompagnée d’un comportement responsable de part et d’autre.

– SIGNALER UNE ANNONCE – 

 
👉 Nous attachons une grande importance à la qualité des annonces proposées sur notre site. Si malgré notre vigilance vous estimez que cette annonce n’est pas légitime, merci de nous le signaler en précisant les raisons. Nous contacterons directement son propriétaire pour étudier avec lui les raisons de vos doutes.

  • Ce champ n’est utilisé qu’à des fins de validation et devrait rester inchangé.

– BESOIN D’AIDE –

 
Avez-vous consulté la rubrique « Besoin d’aide » ?
👉 La réponse à votre question attend peut-être votre lecture…
 
Si malgré tous nos efforts dans la rédaction de ces guides vous n’avez pas trouvé la réponse à votre question, contactez-vous. Nous vous aiderons à trouver une solution adaptée à votre situation.

  • Ce champ n’est utilisé qu’à des fins de validation et devrait rester inchangé.

– MODIFIER MON ANNONCE – 

 

👉 Pour modifier les paramètres de votre annonce, vous devez déplacer votre souris sur les informations que vous souhaitez corriger et suivre les indications.

 

👉 Pour modifier vos photos, vous devez cliquer sur le diaporama pour accéder à la gestion de vos photos. Vous pouvez supprimer des photos, en télécharger de nouvelles, les modifier et les déplacer pour organiser leur ordre d’affichage.

 

👉 Pour des raisons de sécurité, certaines modifications devront être validées par un administrateur avant d’être prises en compte.

 

👉 Apres vos modifications, pensez à sortir du mode édition de votre annonce depuis le bouton en haut à droite de votre annonce :

 

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PERSONNALISER VOTRE PLAQUETTE LVP

Nous attachons une grande importance à la qualité de nos plaquettes de promotion qui représente l’image de notre association de propriétaires. La qualité d’impression de votre plaquette est proportionnelle à la définition (la taille) de votre fichier photo envoyé.

 

Le format minium acceptable est de 972×544 pixels.

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Rapport de faute d’orthographe
Le texte suivant sera envoyé à nos rédacteurs :