Logiciel de gestion des locations saisonnières

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  • #21836950

    Bonjour à tous,

    Nouveau venu sur ce forum, je suis ravi d’y découvrir plein d’échanges et conseils sur les locations saisonnières, ça fait plaisir.

    Propriétaire d’un appartement en location saisonnière que je met principalement sur Airbnb et Leboncoin, j’utilisais au début un bête tableur Excel pour suivre mon activité et j’avais envie d’aller plus loin et d’éviter les erreurs. J’ai conçu un logiciel pour m’aider dans la gestion des locations et j’en ai parlé à d’autres propriétaires qui ont trouvé l’idée intéressante.

    En gros, l’idée c’est d’avoir un outil sur lequel on renseigne ses réservations et qui permet un suivi de son activité. Le logiciel permet notamment de générer automatiquement les contrats, de calculer le montant de la taxe de séjour pour chaque réservation et donc de savoir le montant à reverser. On sait, pour chaque réservation où l’on en ai (Le contrat a t il été envoyé, l’acompte a t il été versé ? Est-ce que la conciergerie a été informée ? etc – ces éléments pouvant bien sûr varier selon la source de la réservation, on ne gérera pas forcément d’acompte ou de contrat via Airbnb par exemple).

    Il existe bien entendu plein d’autres logiciels sur le marché mais j’ai trouvé que pour beaucoup ils étaient soit orientés uniquement Channel Manager, soit très bien pour ceux qui ont 20 appartements en était très complet / complexe. De mon côté, j’ai cherché à faire un logiciel qui soit le plus simple et efficace dans son utilisation.

    Aujourd’hui, je cherche à faire tester le logiciel à différents profils de propriétaires de façon à voir dans quelle mesure il répond ou non aux attentes de chacun.

    Donc si ça vous intéresse et/ou que vous avez des remarques, n’hésitez pas !

    Le logiciel se nomme iziloc, voici le lien pour accéder au site : https://www.iziloc.fr

    Bien sûr si mon message contrevient aux règles du forum, que les modérateurs n’hésitent pas à le supprimer ou supprimer le lien

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    Réponses
    • #21865454

      Bonjour à tous,

      Pour donner une meilleure idée des fonctions de base, j’ai fais une vidéo de présentation rapide (3 min) disponible sur Youtube, cela peut donner un aperçu un peu plus précis que de simples captures d’écran.

    • #21848308
      LVP BenoitLVP Benoit
      Administrateur

      Bonjour,

      Désolé pour ma réponse un peu tardive… La période estivale étant toujours très chargée pour les propriétaires que nous sommes 😉.

      Avec un autre administrateur de LVP Direct nous avons consulté votre site de présentation de votre logiciel. L’idée d’une telle application n’est pas « idiote » et répond à un besoin certain pour de nombreux propriétaires qui souhaitent gérer au mieux leur location saisonnière.

      Si nous avons bien compris, l’idée est de proposer un logiciel ergonomique permettant un suivi quotidien sans tomber dans les grosses machines types chanel manager, qui finalement répond à un besoin tout autre. Cet outil semblerait donc permettre de compléter idéalement un outil de réservation en ligne installé sur son site internet personnel, comme un plugin (Hbook ou WP Booking System) ?

      Beaucoup de propriétaires utilisent un bon vieux tableau, type EXCEL, avec des impressions papiers pour faire ce suivi de l’état de leurs réservations. Il serait intéressant de voir comment votre logiciel peut venir remplacer en toute sécurité un tel tableur (exportations des données, sauvegardes…). En effet, en cas de plantage du logiciel ou de l’ordinateur, une gestion 100% informatisée pourrait devenir un véritable cauchemar en cas de perte des informations sur le suivi de ses réservations en provenance de différentes sources pas toujours simple à retrouver.

      Il y a aussi la difficulté de pouvoir gérer le suivi des réservations en provenance de sources très différentes dans leur fonctionnement. Par exemple sur les OTA (Airbnb, Booking, Abritel…), la gestion de la taxe de séjour, la signature du contrat, règlements… se font via ces plateformes contrairement à la réservation en direct où toutes ces taches sont sous la responsabilité du propriétaire (voir notre dossier « Les obligations légales du propriétaire de locations de vacances« ). Comment différentier ces différentes manières de suivre et gérer les réservations ?

      Il nous semblerait donc intéressant d’étudier et de tester votre logiciel avant de pouvoir éventuellement le recommander à nos membres via un dossier de présentation sur notre site associatif si cela vous dit. Cela vous permettrait aussi de vous apporter notre avis de propriétaires expérimentés sur la façon dont votre logiciel permet de faciliter cette gestion au quotidien en fonction des différentes alternatives de locations (OTA, en direct, avec un site perso de réservation en ligne…).

      Enfin, nous imaginons que votre logiciel sera un produit « commercial ». Pouvez-vous, à ce stade, clarifiera votre model économique ? Un avantage particulier pourrait être proposé à nos membres adhérents LVP DIRECT ?

      Qu’en pensez-vous ?

      Benoit.

      Benoit - Administrateur de LVP Direct

      • #21850873

        Bonjour Benoit,

        Merci pour cette réponse complète, c’est sûr que l’été n’est pas la période la plus favorable pour ce type de sujet 😀

        Pour répondre, oui, l’idée de ce logiciel est un suivi de l’activité et peut compléter un outil de réservation en ligne installé sur son site ou via plugin, l’idéal serait de pouvoir s’interfacer directement avec via API par exemple pour qu’une réservation faite sur l’outil arrive directement dans le logiciel mais il faut trouver le bon plugin car je ne crois pas que ceux cités permettent ça, souvent la synchronisation se limite à un bête échange de calendrier au format iCal mais ne permet pas d’avoir beaucoup d’informations exploitables.

        Concernant la sécurité et l’export des données, il y a déjà un certain nombre d’export des données vers Excel dans le logiciel, pas encore d’export « brut » mais cela ne pose pas de problème techniquement parlant il s’agit d’une base de données très proche du SQL. Pour les sauvegardes, c’est un vase sujet et débat. Actuellement la sauvegarde doit être réalisée sur l’ordinateur car la base n’est pas hébergée sur un serveur distant, seul le système d’authentification et certains « services » font appels à un serveur (le calculateur de taxe de séjour par exemple). C’est un choix mais la base technique du logiciel peut permettre d’envisager un changement ou d’ajouter cette possibilité par la suite, par exemple soit un service d’hébergement/restauration de sauvegardes, soit toutes les données dans le cloud et dans ce cas pourquoi pas une version 100% en ligne.

        Pour la gestion des multitudes de sources de réservations avec leur spécificités, c’est actuellement géré, on peut, par bien et par source définir un certain nombre de critères comme :

        • Gestion d’une conciergerie
        • Gestion du contrat
        • Envoi d’un livret d’accueil
        • Prélèvement de frais de services (Airbnb et consort…)
        • Reversement automatique de la taxe de séjour
        • Facturation (un système simplifié d’édition de factures est présent dans le logiciel)
        • Gestion d’un acompte

        Actuellement ce système semble répondre à la grande majorité des problématiques rencontrées mais il n’est surement pas parfait et demandera probablement à être enrichi mais par exemple, pour le « reversement automatique de la taxe de séjour », cela permet lors de l’édition du rapport de taxe de séjour de différentier le montant que le propriétaire doit reverser du montant collecté et reversé par les différentes plateformes en listant bien entendu ces plateformes, le montant ainsi que les nuitées.

        Pour tester le logiciel, c’est justement le but de ce post donc ça sera avec grand plaisir. Jusqu’à présent c’était en test restreint mais je l’ouvre petit à petit donc cela ne me dérange pas que les liens deviennent publics  (cela redeviendra peut-être restreint s’il y a une forte sollicitation mais je n’en suis pas encore là).

        Pour tester, il faut d’abord créer un compte par ici

        La création de compte passe par un site e-commerce mais est bien entendu gratuite pour les tests (aucun moyen de paiement n’est d’ailleurs demandé).

        J’ai créé un guide de démarrage rapide accessible à cette adresse ainsi qu’une documentation un peu plus complète présente ici

        Concernant le modèle d’exploitation futur du logiciel, oui ça sera probablement un produit « commercial », en revanche l’ampleur et le modèle précis restent à être définis clairement. Je préfère voir dans un premier temps si il plait et répond à un besoin, la suite sera à écrire (en soit la partie technique concernant la commercialisation existe après c’est plus le chemin qui est à tracer). Dans ma tête cela sera plutôt sous forme d’abonnement mensuel car j’ai un certain nombre de services que j’aimerais inclure dedans et qui nécessiteront une infrastructure serveur un peu plus pêchue que ce dont je dispose actuellement et je souhaite le faire évoluer régulièrement donc limiter la gestion des versions. Au niveau tarifs, dur à dire à ce stade, suivant les fonctions je dirais entre 5 et 15€/mois, après cela dépendra d’un certain nombre de choses, notamment les coûts de l’infrastructure, le temps que je devrais me dégager pour le faire évoluer, etc, c’est vraiment une idée « comme ça ». Quand au fait d’accorder un avantage particulier aux membres adhérents de LVP DIRECT, bien sûr, cela pourrait totalement s’envisager !

        Marc

      • #21853360
        LVP BenoitLVP Benoit
        Administrateur

        Bonjour Marc,

        Merci pour vos précisions.

        J’ai rapidement parcouru votre documentation. Sur le papier, votre outil est intéressant pour suivre la gestion au quotidien de ses réservations.

        Comme toujours avec de tels outils il faut trouver le bon équilibre entre la gestion des différentes options et des spécificités de chaque locations sans tomber dans une usine à gaz difficile à configurer.

        A la lecture de votre documentation, j’ai par exemple noté deux points qui dans mon cas personnel pourraient être bloquant :

        • Gestion des acomptes :

        Plusieurs propriétaires demandent des arrhes et non des acomptes. D’un point de vue de la gestion cela ne change rien mais d’un point de vue juridique, la dénomination dans un contrat de location est importante. Voir notre dossier sur le sujet :  « Faut-il demander des arrhes ou un acompte ?« . Cette différentiation de dénomination est-elle prise compte par votre outil ?

        • Personnalisation des contrats de locations :

        D’une manière plus générale, c’est cette partie qui m’intrigue le plus. Chaque propriétaire ayant des contraintes différentes, par exemple la présence d’une piscine avec des déclarations de responsabilités ou la possibilité d’ajouter des options comme la fourniture de linge de maison ou d’un forfait ménage en fin de séjour différents en fonction de la configuration de chaque réservation. Votre logiciel permet-il de garder la main totale sur la rédaction des contrat de location auto-générés mais aussi sur les calculs du loyer en fonction de la configuration des options (linge de maison, ménage de fin de séjour, nombre de personnes…) ?

        Dès que j’ai un peu de temps, à titre personnel, je vais m’inscrire sur votre programme de test. Cela me permettra de mieux comprendre le périmètre d’action de votre outil. S’il répond à la philosophie de la location saisonnière de LVP Direct nous pourrons le présenter à nos membres qui seront libres d’y adhérer en fonction de votre offre.

        Bonne journée, Benoit.

        Benoit - Administrateur de LVP Direct

      • #21853406

        Bonjour Benoit,

        Concernant la gestion des arrhes, en effet pour le moment, dans le logiciel, cela est regroupé sous l’intitulé acompte, il faudrait que je mette en place la possibilité de changer le terme dans le logiciel même si comme vous le dite au niveau gestion cela ne change pas grand chose, c’est plus au niveau de la communication avec le locataire et donc des retombées juridiques.

        Cela rejoint le second point. Actuellement la personnalisation des contrats de location est très libre. En fait au sein du logiciel il y a une sorte de « mini Word » d’intégré. J’ai fais en sorte que le logiciel reconnaisse un certain nombre de balises pour les remplacer par les éléments adaptés concernant le bien, le propriétaire ou la réservation donc en soit, il suffit d’indiquer dans le contrat « Arrhes » et non « Acompte » et cela devrait être bon. Un contrat type est fourni pour l’exemple mais libre à chacun de mettre n’importe quoi.

        Après, comme pour la gestion des sources et de leurs spécificités évoqué dans mon précédent message, ces systèmes ne sont surement pas parfait et évolueront en fonction des retours, les personnes qui testent actuellement on un profil assez proche du mien donc finalement cela ne permet pas de voir toutes les limites et comme évoqué, la grande difficulté est d’arriver à faire quelque chose de complet sans être trop complexe.

        Marc

      • #21854938
        LVP BenoitLVP Benoit
        Administrateur

        Bonjour Marc,

        Malheureusement votre logiciel ne fonctionne que sur Windows. Etant sur Mac je ne peux donc pas le tester en l’état. Désolé.

        Benoit

        Benoit - Administrateur de LVP Direct

      • #21856454

        Bonjour Benoit,

        En effet, la plateforme de développement que j’utilise ne permet pas de compiler sur Mac (à mon grand regret), pour le moment si je veux que les utilisateurs Mac puissent y avoir accès j’ai deux solutions, faire une version iPad qui pourrait ensuite être déclinée sur Mac (mais pas forcément idéal en terme d’ergonomie) ou bien m’orienter vers une version complètement en ligne et dans ce cas plus de problème de plateforme mais d’autres contraintes techniques à gérer. Peut-être que ça sera plutôt cette solution à terme, j’ai déjà un début de début de petit truc qui fonctionne sur le web mais malheureusement pas le temps pour le moment de pouvoir tout gérer de front et comme la version Windows est déjà assez avancée, je préfère voir les retours si l’idée est bonne ou s’il faut modifier des choses plus structurantes avant d’en faire une déclinaison web

      • #21856617
        BenoitBenoit
        Membre ARGENT

        Bonjour Marc,

        Je comprends même si c’est dommage pour la version MAC car sur le papier ce type d’outil me semble intéressant. Tenez-nous au courant de l’évolution de votre projet. Mais je ne vais pas passer sur PC pour cela 🤣.

        Une version en ligne me semble en effet être dans la tendance actuelle mais il faudrait prévoir un enregistrement en local des informations lorsqu’on a pas d’accès internet.

        Bonne journée, Benoit

        villamenerbellec.com
        location-vacances-vista.com

      • #21854113
        BenoitBenoit
        Membre ARGENT

        Bonjour Marc,

        Le plus simple va être de tester l’outil dès que j’ai un peu de temps. Cela me permettra de mieux identifier ses possibilités et ses limites bloquantes ou pas 😉.

        Il y a quelques années, j’avais regardé les outils disponibles pouvant remplacer mon suivi manuel (sous EXCEL) de la gestion de mes réservations mais je n’avais rien trouvé de concluant. Tous les outils étaient tournés « channel manager » (regroupement des différentes sources de réservations) mais pas assez tournés vers la gestion et le suivi des contrats de location avec la problématique des spécificités que chaque propriétaire peut rencontrer. Peut-être que votre logiciel répondra à ce besoin…

        Dans mon cas, je dois gérer deux types de contrats de locations :

        • Les contrats en provenance des OTA comme Airbnb ou Abritel que je fais signer même pour les réservations en provenance de ces sources (ce qui, au passage, est toujours appréciés par les vacanciers). En plus des confirmations des OTA cela m’oblige à générer et à suivre un contrat qui va reprendre les références de la réservations de l’OTA avec leurs frais de service pour bien les différentier du tarif du loyer (sachant que les % des frais de services sont extrêmement variables, il faut donc les gérer en valeur pour chaque réservation). Ainsi les vacanciers prennent conscience du surcout de ces plateformes par rapport a une réservation en direct pour les années suivantes.
        • Les contrats en direct, où il n’y a aucun frais de service. Je dois y indiquer uniquement le loyer (arrhes à la réservation et solde à régler 10 jours avant l’arrivée), la caution, la taxe de séjour et les éventuelles options demandées par les vacanciers (linge de maison, ménage en fonction du nombre de personnes prévus).

        Dans les deux cas, je dois personnaliser ces deux types de contrats de location qui restent à 90% identiques dans leurs contenu mis à part quelques variables évoqués plus haut. Des calculs et un suivi EXCEL avec l’aide de WORD avec quelques copiés-collés font le travail avec d’imprimer en format PDF les contrats mais cette gestion est toujours rébarbative et source d’erreur. Il est clair qu’un logiciel bien configuré pourrait prendre en charge cette gestion, surtout lorsqu’on a beaucoup de réservations et/ou plusieurs logements à gérer. Je vais donc tester votre proposition. 😎

        Tout travail mérite rémunération mais le coût de l’abonnement à votre  outil sera aussi un paramètre important dans la prise de décision. Il faudrait donc pouvoir clarifier cela assez rapidement…

        Bonne fin de journée, Benoit

        villamenerbellec.com
        location-vacances-vista.com

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– NOS CONSEILS POUR BIEN RÉSERVER AVEC LVPDIRECT – 

C’est décidé, pour vos prochaines vacances vous allez louer le logement qui vous convient vraiment, selon vos propres critères !

Il vous reste quelques appréhensions ou inquiétudes face aux nombreuses propositions visibles sur Internet ?

Voici quelques bons conseils et les pièges à éviter pour que vos vacances restent un moment de détente privilégié.

 

Vous avez opté pour la location de particulier à particulier, c’est le bon choix !

LVPDIRECT est un groupement associatif de propriétaires refusant le diktat des sites commerciaux qui profitent de l’engouement de la location de vacances pour s’enrichir sur le compte des propriétaires et des vacanciers… Nous souhaitons rester fidèle à l’ADN de notre activité : la relation entre particuliers, offrant un site humain qui laisse place aux échanges entre vacanciers et propriétaires tout en facilitant leur mise en contact via internet.
•  Nous vous proposons une sélection de propriétaires respectueux : notre charte de confiance est un gage de qualité, de sérieux et de fiabilité.
•  Chaque propriétaire annonçant sur notre site doit prouver son identité et que le bien qu’il propose lui appartient : Cela limite grandement les risques de fausses annonces !
•  Chaque propriétaire reste votre unique interlocuteur. LVPDIRECT n’est pas le mandataire du propriétaire et n’intervient aucunement dans le processus de réservation.

 

Vous pouvez facilement vérifier par vous même certaines informations

• Chaque bien doit être présenté le plus précisément possible avec une description de l’emplacement, de sa nature (maison, appartement…) le nombre de pièces, chambres, salle de bain, WC, la surface habitable, annexes, couchages…
• Ayez le réflexe de contacter le propriétaire pour lui poser toutes les questions nécessaires concernant les équipements et les prestations du logement. Vérifiez avec lui la disponibilité et la compatibilité de ce bien avec vos attentes, la proximité des activités et des centres d’intérêt recherchés. Vous pouvez aussi demander d’autres photos si besoin…
• Consultez la réputation de la location sur internet à partir de son nom si c’est possible : Les avis laissés par les vacanciers précédents sur différents sites d’annonces donnent généralement une bonne indication sur la qualité de la location et des relations avec le propriétaire. C’est aussi un très bon moyen de comparer les prix entre les différents sites en sachant que certains facturent des frais de réservation pouvant dépasser 15% du prix du loyer !

 

Si vous décidez de réserver, vous êtes en droit d’exiger de la part du propriétaire un contrat de location qui doit contenir au minimum :

•  Votre nom et les dates de votre réservation,
•  Les coordonnées exactes du propriétaire et les moyens de le contacter : mail, téléphone…
•  L’adresse précise du logement,
•  Le descriptif complet de la location,
•  Le montant total du loyer (charges comprises ou pas, frais de ménage et /ou les éventuels coûts à votre charge) ainsi que le montant des arrhes ou acompte.
•  Le montant de la caution,
•  Les modalités de ces paiements.

Votre réservation sera validée après avoir renvoyé un exemplaire de ce contrat signé par les deux parties et le paiement des arrhes (ou acompte).

Un état des lieux doit être fait à votre arrivée lors de la remise des clefs, ainsi qu’à votre départ pour éviter toute contestation par la suite.

Les conditions de la restitution de la caution doivent être clairement stipulées dans le contrat de location. 

Emportez le contrat de location avec vous pour avoir sous la main toutes les informations qui vous ont été indiquées.

De votre côté, en bon chef de famille ou de groupe, veillez à faire respecter les lieux et le voisinage pour que tout se passe dans la joie et la bonne humeur !

La location de vacances entre particuliers, c’est avant tout une relation de confiance et de respect mutuel qui doit être accompagnée d’un comportement responsable de part et d’autre.

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