COMMENT GÉRER LE MÉNAGE D’UNE LOCATION SAISONNIÈRE ?

Il n’est pas toujours possible de gérer à distance une location saisonnière, surtout les arrivées et départs des locataires et le ménage entre deux séjours…

Les locations saisonnières sont très souvent des résidences secondaires mises en location par leur propriétaire durant leurs absences. Le propriétaire n’étant pas sur place, il ne peut pas assumer lui-même ni le ménage, ni recevoir les locataires, ni faire les états de lieux d’entrée et de sortie. Il est en effet important de pouvoir accueillir ses vacanciers dans les meilleures conditions pour leur expliquer le fonctionnement de base des équipements du logements et surtout vérifier le respect des conditions définies dans le contrat de location du gîte, qui, rappelons-le une nouvelle fois, est obligatoire (article L324-2 du Code du Tourisme). 

S’impose alors la présence d’une personne de confiance, véritable bras droit du propriétaire, qui se chargera de toutes ces tâches tellement importantes. Son sérieux et sa personnalité sont primordiaux, car au-delà de vous représenter c’est aussi cette personne qui sera jugée par vos locataires et participera grandement à la réussite de leurs séjours.

Dans ce dossier, mis à disposition par notre association de propriétaires indépendants LVP DIRECT, nous allons vous aider à trouver cette perle rare, si précieuse !

Plus qu’une femme de ménage c’est une intendante qui  sera votre relais sur place

Cette personne (intendant ou référent) sera votre relais local. Cela implique qu’elle doit gérer votre location de vacances comme si c’était la sienne. En d’autres mots, elle est vos yeux, vos oreilles et vos mains. 

Sa mission principale sera d’accueillir convenablement vos vacanciers dès leur arrivée, avec tous les aléas qu’on peut imaginer dans la location saisonnière. Il y aura souvent des imprévus qui viendront décaler l’heure d’arrivée initialement prévue de vos locataires, ou des soucis avec le logement, qu’il faudra régler au plus vite pour ne pas perturber leur séjour.

Cette personne sera en charge de la maintenance de votre propriété pour vous signaler tout problème au niveau de l’entretien, ou d’éventuelles dégradations survenues durant un séjour ou une période vacante.

Enfin, il ne sera pas rare qu’elle soit également sollicitée durant un séjour pour solutionner des petits ennuis qu’un propriétaire ne peut pas régler par téléphone, comme par exemple un appareil en panne…

Il faut donc s’assurer que cette personne de confiance soit suffisamment flexible pour assumer toutes ces contraintes et qu’elle soit très fiable pour répondre à toutes les situations possibles. Enfin, elle doit avoir un excellent relationnel pour recevoir comme il se doit, vos hôtes à votre place et savoir faire preuve de fermeté si besoin, tout en restant à l’écoute.

On parle donc bien d’un(e) intendant(e), car sa mission est bien plus large que “faire le ménage”. C’est une personne stratégique dans votre organisation, qui mérite toute votre gratitude. Il est donc important d’anticiper ce besoin bien en amont de votre projet locatif et d’investir du temps dans sa recherche.

Comment trouver la perle rare pour s’occuper de votre location ?

Trouver la personne idéale est une mission compliquée, mais pas impossible.

En effet, trouver une personne disponible n’est déjà pas chose simple mais en plus il est indispensable de s’assurer qu’elle sera à la hauteur de vos exigences pour pouvoir lui confier vos clés, l’accueil de vos hôtes et l’entretien de la maison ou l’appartement.

Dénicher cette perle rare n’est pas chose aisée mais nous allons vous donner quelques astuces pour mettre toutes les chances de votre côté :

Le bouche à oreille

La première piste à creuser pour trouver la bonne personne est d’utiliser son réseau local. Le voisinage est souvent un très bon relais pour cela. 

Les petits commerçants de votre village sont un des moyens qui fonctionnent très bien. Le boulanger, l’épicier ou le petit bistrot sympa que vous côtoyez régulièrement, seront de véritables alliés dans votre recherche. Ils connaissent très bien les personnes qui vivent sur place à l’année et qui peuvent répondre à votre recherche. Même si sur le moment ils n’ont pas de noms à vous donner, ils en parleront autour d’eux et cela pourrait susciter une vocation chez quelqu’un qui serait à la recherche d’un travail d’appoint. En retour, il ne faudra pas oublier de recommander ces commerçants à vos locataires pour les faire travailler 😊.

Vous pouvez aussi contacter d’autres propriétaires de locations saisonnières. Le but n’est pas d’embaucher leur employé, qui pourrait d’ailleurs difficilement s’occuper de deux maisons à la fois, mais de faire fonctionner ses connaissances locales. Une perle rare aura surement, dans ses relations, une autre perle rare à vos conseiller !

La dernière piste qui fonctionne bien est de repérer une personne de bonne réputation qui fait des ménages dans le quartier. Elle pourrait être intéressée par une activité plus valorisante si elle accepte de travailler le weekend. Cela peut aussi être le cas d’une personne qui travaille pour une agence de locations saisonnières ou une conciergerie : elle pourrait être intéressée pour travailler en direct à son compte…

Passer une annonce

Opter pour une personne de confiance qui habite à proximité de votre location.

La proximité du lieu d’habitation de votre intendant(e) est importante. En effet, en raison des aléas évoqués plus haut, il lui sera plus aisé de gérer les décalages d’horaires d’arrivée ou les interventions d’urgence durant un séjour. Si la personne doit faire 1h de route pour se rendre chez vous, cela risque de vite devenir compliqué. Sachant que les paramètres « temps passé/coût du carburant », sont également à prendre en compte !

Attention aux absences…

L’un des points clés du bon fonctionnement avec votre intendant(e) est la confiance ! Il est donc très important de vérifier sa fiabilité. Décider de partir en weekend à la dernière minute alors qu’une location est programmée serait irresponsable. Le séjour de vos vacanciers pourrait tomber à l’eau ! Il est donc important de bien échanger avec lui (ou elle) sur l’organisation du planning. Généralement, plus l’intentant(e) sera impliqué dans votre projet, plus il ou elle sera performant(e) et fiable.

Enfin, il est recommandé d’avoir un “plan B” pour pallier aux absences imprévisibles comme une maladie ou des circonstances familiales exceptionnelles. C’est un point important à aborder avec votre personne de confiance lors de sa sélection.

Quelques conseils pour bien recruter votre intendant(e)

Il s’agit clairement de faire passer un entretien d’embauche. Le but de cet exercice est d’être le plus transparent possible concernant vos attentes mais aussi celles de la personne recherchée. Prenez le temps de lui exposer votre projet de collaboration et les conditions de travail. Voici une liste non exhaustive de questions que vous pouvez lui poser : 

• Souhaite-elle travailler seule ou avec une autre personne ? 
• A-t-elle une expérience de la relation avec les vacanciers ?
• Parle-t-elle anglais ou est-elle capable d’utiliser Google Translate ?
• S’occupe-t-elle déjà d’autres locations saisonnières ?
• Travaille-t-elle déjà les weekends et sera-t-elle toujours disponible ces jours-là ?
• A-t-elle, dans ses relations, une personne qui pourrait la remplacer si besoin ?
• Est-elle capable de gérer des imprévus comme faire intervenir un artisan pour réparer une dégradation ou remplacer un électroménager ?
• Est-elle prête à gérer le linge de maison ou faut-il prévoir de faire appel à un pressing ?
• Accepte-t-elle de gérer les cautions et les états des lieux ?

Et n’oubliez pas de lui demander à elle aussi de vous poser toutes les questions concernant votre proposition de collaboration… Une personne curieuse est généralement une personne motivée et performante. Une relation de confiance doit se construire dans les deux sens.

Une fois que vous aurez bien exposé vos besoins et vos attentes, si la personne est intéressée et motivée par votre proposition, présentez lui vos conditions de rémunération et validez avec elle si cela lui convient. Si c’est le cas, proposez-lui quelques jours de réflexion et n’hésitez pas à lui demander des références d’anciens employeurs chez qui elle aurait pu faire des heures de ménage par exemple. Vous pourrez ensuite les contacter et vous assurer qu’elle correspond bien à vos attentes, quitte à lui proposer de l’accompagner dans les tâches lors de la première fois.

Avoir des attentes réalistes et bien définies

Le temps de ménage peut aussi varier d’un séjour à un autre, il est donc probable qu’elle passe parfois quelques heures de plus que prévu. Dans ce cas, vous devrez lui régler ses heures supplémentaires. Libre à vous de demander une participation à vos locataires en fonction de ce qui est prévu dans votre contrat de location en cas de salissures abusives.

Pour que les choses soient bien définies, vous pouvez réaliser un cahier des charges avec une liste des choses à faire impérativement entre deux séjours et les choses à faire en fonction du temps disponible. Cette liste doit inclure les tâches ménagères, mais aussi l’accueil, la gestion des états des lieux des départs et arrivées, les inventaires à réaliser et les documents à récupérer (attestation d’assurance, fiches de police, caution…). 

Prévoyez aussi la liste et le type de produits qu’elle doit utiliser et les consignes concernant le remplacement de la casse de la vaisselle. En cas de casse, prévoyez suffisamment de vaisselle pour qu’elle puisse la remplacer immédiatement sans dépareiller les services.

Enfin définissez avec elle la procédure à tenir en cas de problèmes dans le logement : 

Quel est le tarif horaire d’un préposé au ménage

Le tarif généralement constaté pour le ménage d’une location de vacances est de l’ordre de 15€ à 28€ brut de l’heure de ménage. Mais au-delà du tarif, c’est la qualité et la confiance de la relation qui doit être prise en compte dans la rémunération de votre intendante. Si vous cherchez une personne compétente et que vous souhaitez la motiver, soyez généreux !

Si votre perle rare est d’accord, il est aussi possible de définir avec elle un tarif au forfait incluant l’accueil des vacanciers, les états des lieux ainsi que le ménage entre deux séjours mais dans ce cas soyez très précis dans la rédaction de votre cahier des charges concernant les tâches à accomplir.

Comment déclarer une femme ou un homme de ménage pour sa location saisonnière ?

Pour des raisons évidentes d’assurances et d’obligations légales, il est indispensable de déclarer sa femme ou homme de ménage, ou toute autre personne, qui vous accompagne dans la gestion de votre location saisonnière.

👋 Contrairement à ce que beaucoup de propriétaires peuvent penser, le CESU (Chèque Emploi Service Universel) ne peut pas être utilisé pour des activités lucratives comme la location saisonnière, et encore moins dans le but de générer un crédit d’impôt ! Sur ce point, le ministère de l’Economie a clairement précisé que le CESU ne peut être utilisé que pour une prestation faite directement au profit de l’utilisateur et à son domicile, à titre privé.

L’alternative est donc d’utiliser le TESE (Titre Emploi Service Entreprise) :

Si vous souhaitez éviter cette partie administrative de la déclaration de votre femme ou homme de ménage, vous pouvez faire appel à une entreprise de service. Vous ne serez plus employeur mais client d’une société d’entretien. Les factures seront alors comptabilisées dans les charges, comme toutes les autres dépenses liées à la location saisonnière.

Peut-on faire appel à une conciergerie ?

Comme nous venons de le voir, pour échapper à l’obligation de déclarer une femme de ménage aux démarches administratives qui en découlent, il est possible de faire appel à une conciergerie ou une société spécialisée dans l’accueil des locataires et l’entretien de votre location de vacances. 

Mais attention, ce type de prestation est plus coûteux (entre 40 et 60€ de l’heure) et de nombreuses sociétés ne sont pas toujours à la hauteur du service qu’ils peuvent annoncer sur leurs plaquettes. En effet, la demande est souvent trop importante et tombe en même temps (les weekends et en haute saison). Ces sociétés doivent aussi faire face à une pénurie de main-d’œuvre durant la haute saison, très demandée. La qualité de leurs prestations peut alors très vite se dégrader au moment où vous en avez le plus besoin. Il est donc important de bien contractualiser la prestation attendue et de la contrôler régulièrement. Par contre, ce type de société permet d’apporter une souplesse dans l’organisation si le propriétaire est présent sur place pour superviser leurs interventions.

Conclusion

Si la distance ne vous permet pas de gérer vous même l’accueil et l’entretien de votre location de vacances, vous n’aurez alors pas d’autre choix que de trouver une personne de confiance sur place pour le faire à votre place. Vous pourrez ainsi vous focaliser uniquement sur la promotion de votre gîte et la gestion des réservations qui peuvent aisément se faire à distance.

En suivant nos conseils et en anticipant votre recherche avant la période estivale, vous devriez arriver à trouver votre perle rare.

Rappelez-vous également qu’une location de qualité nécessite une maintenance irréprochable. Au moindre souci, il faudra immédiatement intervenir et solutionner le problème, autant pour le confort de vos hôtes que pour maintenir votre résidence dans un état irréprochable. Un logement impeccable est un gage de sérieux lors de l’arrivée des vacanciers. Généralement cela les responsabilise, car la moindre dégradation pourrait ouvrir la porte à certains certain laisser-aller de vos hôtes. 

N’hésitez pas à partager votre propre expérience dans les commentaires en bas de page 👇👇

Nous espérons que ce dossier, consacré à la gestion de sa location saisonnière à distance, vous aura aidé et qu’il vous permettra d’offrir à vos vacanciers de nouvelles opportunités pour réserver en direct. Si c’est le cas, n’oubliez pas d’adhérer à notre association de propriétaires indépendants 😉 :

Bonnes locations !

Benoît, au nom de l’équipe d’administration de LVP Direct.

Images & illustrations ©Depositphotos