Avoir un planning de ses disponibilités à jour est primordial !
Afficher un planning fiable sur ses annonces permet aux vacanciers d’être immédiatement informés sur vos possibilités de les recevoir. Il est très rare qu’un vacancier sérieux cherche à réserver sans avoir de dates précises… Si votre annonce n’apporte pas cette information, il y a de forts risques que les vacanciers ne prennent plus le temps de vous contacter en préférant d’autres offres qui seront disponibles sur leurs dates.
La gestion du planning d’une location saisonnière est l’une des principales préoccupations pour un propriétaire, car cette information doit être fiable, à jour et accessible immédiatement.
Dans ce dossier (mis à jour le 21/06/21), nous allons vous expliquer comment synchroniser automatiquement le planning de toutes vos annonces, avec une solution gratuite et très facile à mettre en place !
Sommaire
- Pourquoi automatiser la gestion de son planning ?
- Comment synchroniser automatiquement ses disponibilités ?
- Comment mettre à jour son planning sans lien iCal ?
- Comment récupérer un lien “iCal” pour synchroniser ses plannings ?
- Comment afficher et gérer son planning sur LVP Direct ?
- D’autres utilisations bien pratiques du lien iCal
- Conclusion
Pourquoi automatiser la gestion de son planning ?
Un planning à jour permet d’éviter de recevoir de nombreuses demandes que vous ne pouvez pas satisfaire et de générer de la frustration par des réponses du style “Je vous remercie de l’intérêt que vous manifestez pour ma location, mais la période que vous souhaitez n’est plus disponible…“.
Faire la promotion de son gîte ou de sa location de vacances sur un seul site d’annonces, n’est plus suffisant, c’est même devenu dangereux avec les évolutions récurrentes de certains sites. Pour exemple en 2016, de nombreux propriétaires ont vécu une mauvaise expérience avec HomeAway (propriétaire des sites Abritel et Homelidays), l’un des leaders de la location de vacances, qui, du jour au lendemain, a ajouté des “frais de service” impactant fortement les tarifs de leurs annonces (entre +15 et +20%). Pour éviter cette déconvenue, il est préférable de “ne pas mettre tous ses oeufs dans le même panier” en proposant sa location saisonnière sur plusieurs sites. Cela permet d’augmenter ses chances de bien louer tout en gardant sa liberté de quitter un site si ce dernier devient trop intrusif.
Publier son annonce sur plusieurs sites peut sembler compliqué. En particulier, concernant la gestion de son planning : à chaque nouvelle réservation, il ne faut pas oublier de mettre à jour le planning sur l’ensemble des sites utilisés. Un oubli, un peu de précipitation dans l’acceptation d’une demande et on se retrouve avec deux réservations confirmées en même temps sur la même période, le cauchemar de tout propriétaire !
Comment synchroniser automatiquement ses disponibilités ?
Heureusement il existe une solution pour faciliter cette gestion chronophage de son planning : le fameux “lien iCal” ! Rassurez-vous, nul besoin de souscrire un abonnement avec un logiciel de gestion de vos réservations (« channel manager”). L’utilisation du iCal est totalement gratuite, leur importation et exportation sont généralement proposées sur les principaux sites d’annonces.
On va tout vous expliquer dans ce dossier !
Comme fonctionne un lien iCal ?
Le terme générique iCal est utilisé comme l’abréviation du nom iCalendar, qui est devenu au fil du temps un protocole international permettant de gérer les échanges et la synchronisation de données entre différents agendas. Son utilisation est multiple ; je vais m’attarder uniquement sur l’usage qui nous intéresse dans le cadre de notre activité de location saisonnière : la gestion des plannings de disponibilités.
Un lien ical ressemble à ceci : https://lvpdirect.fr/ical/765xxxxx218.ics
Un lien iCal se présente sous la forme d’une URL personnalisée (une adresse internet) qui se charge de transmettre automatiquement les périodes indisponibles à vos plannings configurés. Concrètement, si vous reliez les plannings de vos annonces entre eux avec ce lien iCal, toutes vos réservations seront automatiquement synchronisées sur l’ensemble de vos plannings. Ce n’est pas plus compliqué.
Vous ne trouvez pas cela génial ?
Comment utiliser et configurer la synchronisation iCal ?
La solution la plus simple est de définir un planning “maître”. C’est-à-dire de créer un planning de référence. C’est lui qui va commander tous les autres plannings, les “esclaves”.
Pour faciliter la gestion, il est recommandé d’utiliser le planning du site qui vous apporte le plus de réservation comme planning « maître ». Ensuite, c’est uniquement à partir de ce planning de référence qu’il faudra rajouter et/ou modifier vos réservations et périodes non disponibles. Tous les autres plannings (les “esclaves”) viendront automatiquement récupérer les informations en provenance du site du planning “maître” sans aucune intervention de votre part.
Pour les puristes, sachez qu’il est possible d’aller encore plus loin dans l’automatisation en croisant des liens iCal entre les différents sites que vous utilisez (plusieurs plannings “maîtres”) mais c’est une utilisation à réserver aux plus expérimentés.
En suivant notre recommandation d’avoir un planning “maître” et des plannings “esclaves” vous ne risquez pas de vous retrouver avec des conflits de synchronisation et la gestion reste extrêmement simple tout en réduisant vos interventions au strict minimum.
Comment mettre à jour son planning sans lien iCal ?
Si, malgré l’avantage du lien iCal, vous ne souhaitez pas synchroniser les plannings des différents sites que vous utilisez, ou si certains ne proposent pas cette option, vous n’aurez pas d’autre choix que de les gérer individuellement et manuellement : à chaque nouvelle réservation ou indisponibilité vous devrez aller l’indiquer sur tous vos plannings qui ne sont pas synchronisés.
Comment récupérer un lien “iCal” pour synchroniser ses plannings ?
Voici quelques exemples pour récupérer votre lien “iCal” en provenance de certains sites d’annonces. Pour les autres sites qui ne sont pas présentés ici, le principe reste le même : si cette option est proposée par le site, vous devriez trouver son lien d’exportation iCal au niveau du paramétrage de son planning.
👉 Comment synchroniser votre planning depuis Abritel ou Homelidays (HomeAway) ?
1 – Depuis l’administration de votre annonce Abritel ou Homelidays, sélectionnez dans le menu principal l’icône du “Calendrier” puis “Réservations”
2 – En haut de votre calendrier, dans le menu vous trouverez l’option « Importer/Exporter », sélectionnez “Exporter le calendrier”
3 – Le lien iCal de votre planning Abritel / Homelidays s’affichera :
En option, vous avez la possibilité d’inclure dans l’exportation, vos périodes indiquées en “réservations provisoires”. Si vous cochez cette case, les séjours en attente d’acceptation sur Abritel/Homelidays seront considérés comme indisponibles sur le planning exporté. Cela permet d’éviter de recevoir deux demandes de réservations en même temps.
4 – Copiez ce lien en provenance d’Abritel ou Homelidays et insérez-le sur le planning de votre annonce LVP Direct, dans l’onglet “importer mes planning iCal”, (voir plus bas).
Vos périodes indiquées comme indisponibles sur votre planning Abritel / Homelidays seront maintenant automatiquement déclarées sur le planning de votre annonce LVP Direct sans aucune action particulière de votre part.
👉 Comment synchroniser votre planning depuis Airbnb ?
1 – Depuis l’administration de votre annonce Airbnb, sélectionnez “Calendrier”
2 – Cliquez sur “Paramètres de disponibilité” en haut à droite de votre calendrier
3 – Dans le menu de navigation à gauche, sélectionnez l’option “Synchronisation du calendrier” puis l’option “Exporter le calendrier”
4 – Le lien “iCal” de votre planning Airbnb s’affichera
5 – Copiez ce lien en provenance d’Airbnb et insérez-le sur le planning de votre annonce LVP Direct, dans l’onglet “importer mes planning iCal” (voir plus bas).
Vos périodes indiquées comme indisponibles sur votre planning Airbnb seront maintenant automatiquement déclarées sur le planning de votre annonce LVP Direct sans aucune action particulière de votre part.
👉 Comment synchroniser votre planning depuis Tripadvisor (Holiday Lettings) ?
1 – Depuis l’administration de votre annonce Tripadvisor, sélectionnez “Calendrier”
2 – Sur la page du calendrier, sélectionnez “Exporter”
3 – Le lien iCal de votre planning Tripadvisor s’affichera
4 – Copiez ce lien en provenance de Tripadvisor et insérez-le sur le planning de votre annonce LVP Direct, dans l’onglet “importer mes planning iCal” (voir plus bas).
Vos périodes indiquées comme indisponibles sur votre planning Tripadvisor seront maintenant automatiquement déclarées sur le planning de votre annonce LVP Direct sans aucune action particulière de votre part.
👉 Comment synchroniser votre planning depuis les autres sites ?
La grande majorité des sites d’annonces proposent l’exportation de leur planning. Le principe reste le même, seule la navigation et la présentation pour accéder au lien d’exportation iCal peuvent varier. En recherchant au niveau de la gestion de leur planning, vous devriez trouver une option d’exportation qui permet de récupérer leur lien iCal. Si vous ne le trouvez pas, contactez le support du site.
Comment afficher et gérer son planning sur LVP Direct ?
Maintenant que vous savez comment récupérer vos liens iCal en provenance des autres sites d’annonces de locations de vacances, nous allons voir comment gérer et afficher vos disponibilités sur votre annonce LVP DIRECT.
Une fois identifié sur le site, vous pouvez accéder directement à votre planning depuis le menu “Gérer mon annonce” :
1 – Gérer vos disponibilités manuellement
Sur votre annonce LVP Direct, vous pouvez déclarer et ajouter manuellement des périodes indisponibles depuis cet onglet « Mes disponibilités » :
2 – Importer et synchroniser ses disponibilités
Si vous utilisez plusieurs sites pour promouvoir votre location de vacances, la meilleure solution est d’automatiser la synchronisation de vos différents plannings. Pour cela, depuis la gestion de votre annonce LVP Direct, vous pouvez importer plusieurs liens iCal depuis cet onglet « Importer mes plannings (iCal) » :
👉 Si vous avez suivi notre recommandation de n’avoir qu’un planning référent “maître”, alors il vous suffit d’indiquer uniquement son lien iCal.
👉 Si vous préférez importer plusieurs plannings en provenance de différents sites, il suffit de rajouter de nouvelles lignes (bouton “Ajouter”) pour pouvoir indiquer leurs liens iCal.
L’ensemble des périodes indisponibles envoyées depuis ces différents liens ainsi que vos périodes renseignées manuellement, seront compilées sur le planning visible de votre annonce :
3 – Comment exporter son lien iCal LVP Direct ?
Comme sur les autres sites, il est possible d’exporter votre lien iCal en provenance de votre annonce LVP DIRECT. Vous pourrez ainsi l’importer sur d’autres plannings.
Petite particularité sur notre gestion d’exportation : nous proposons une option qui permet de compiler vos disponibilités ! Si vous cochez cette case, notre système enverra dans son lien iCal toutes les périodes indiquées comme indisponibles, celles que vous avez indiquées manuellement mais aussi celles que vous avez importées via une ou plusieurs synchronisation iCal.
4 – On vous résume tout cela en vidéo
D’autres utilisations bien pratiques du lien iCal
Nous venons de voir comment automatiser la gestion de ses différents plannings sur plusieurs sites d’annonces. Mais la synchronisation et l’échange d’informations iCal permet aussi d’autres utilisations, voici quelques exemples qui peuvent être utiles.
👉 Utiliser un planning Agenda Google comme planning de référence
Il est possible de gérer ses disponibilités depuis un agenda Google. C’est totalement gratuit, il suffit d’avoir un compte Google pour l’utiliser.
Pour en savoir plus sur la façon de gérer ses disponibilités depuis un agenda Google, vous pouvez consulter notre dossier “Comment partager un agenda Google”.
L’agenda Google, propose une exportation au format iCal qui permet de créer un planning référent (maître) qui se chargera de synchroniser automatiquement les plannings (esclaves) de toutes vos annonces configurées avec ce lien iCal…
👉 Afficher le planning de ses disponibilités sur son site internet personnel
Cette solution sera particulièrement utile pour les propriétaires qui ont fait le choix d’avoir un site internet personnel pour promouvoir leur location de vacances.
Avoir un site internet est devenu incontournable pour pouvoir offrir une réservation sans intermédiaire aux vacanciers. Mais cela nécessite d’afficher un planning fiable et à jour sur son site, surtout si vous souhaitez proposer la réservation en ligne ! Pour cela le iCal est la solution qu’il vous faut !
Nous ne pouvons pas entrer dans les détails de leur configuration mais sachez que sur WordPress (outil qui permet de créer un site internet) il existe d’excellents modules (plugins) qui permettent d’afficher vos disponibilités et de proposer réservation et paiement en ligne. Voici les plus courants que je peux vous recommander :
- WP Booking System : Je viens de rajouter à ma liste ce plugin qui est maintenant devenu mon “chouchou”. Il est très complet et permet de tout faire. En option payante (environ 70€/an), vous pouvez proposer la réservation en ligne sur votre site via des sociétés de gestions de paiements en ligne comme Stripe, PayPal, Woo commerce, Mollie, GoPay, Authorize, etc.
- WP iCal Availability : Pour un investissement relativement faible (29€) il répond aux configurations les plus courantes et les plus simples. Si vous ne souhaitez pas proposer la réservation en ligne depuis votre site, il devrait répondre à vos attentes.
- WP Simple Booking Calendar : Il est assez proche de WP iCal Availability à la différence qu’il propose en plus l’exportation de ses plannings au format ICal. Cela vous permet de créer vous même votre planning de référence (maître) que vous pourrez ensuite importer sur d’autres sites. Une fois cela configuré, dès que vous rajoutez une réservation sur le planning de votre site personnel, elle sera automatiquement envoyée sur les autres sites où vous avez importé le lien iCal personnel de votre site internet.
- VR Calendar : Sa version gratuite est une bonne solution pour les sites ne nécessitant qu’un seul planning car sa personnalisation est incluse dans sa version de base donc très simple à mettre en place. Sa version Pro (39€) permet la gestion de plusieurs plannings et propose la réservation et paiement en ligne (via PayPal et Stripe). Il est moins puissant (dans ses options) que WP Booking System, ce qui lui offre l’avantage d’être plus simple à mettre en place.
Il existe de nombreux autres plugins pour WordPress, ceux-ci ne sont que les principaux. Si vous souhaitez implémenter cette solution sur votre site internet, définissez vos besoins pour comparer les différentes solutions et surtout testez celle qui répond le mieux à vos attentes.
👉 Avoir un accès à son planning dans la poche…
Un autre gros avantage du lien iCal est d’avoir la visibilité de ses réservations sur son agenda électronique. Pour cela il suffit d’importer le lien iCal de son planning de référence sur l’agenda électronique de son smartphone. C’est bien pratique pour avoir un accès immédiat à son planning de réservation lorsqu’on reçoit une demande par téléphone !
Conclusion
Avec ce dossier complet, vous n’aurez plus d’excuses pour ne pas afficher un planning fiable et à jour sur toutes vos annonces et en particulier sur votre annonce LVP DIRECT 😎.
Pour les propriétaires qui n’ont pas encore rejoint notre groupement associatif, il n’est jamais trop tard pour le faire :
Bonnes locations !
Benoît, au nom de l’équipe d’administration de LVP Direct.
Bonjour, Je recherche une solution de gestion de planning pour chambres hotes. J’ai 2 chambres donc 2 planning , depuis 3ans j’utilise WP simple booking calendar peronnal de word press pour mon site sur lequel j’importe le lien Airbnb . c’est donc Airbnb qui est le maitre de mes réservations. Je voudrais savoir si je peux effectuer l’inverse à savoir, mon site word press deviendrait le maitre des résas (qui deviennent majoritaire) et Airbnb et Cybévasion seraient mis à jour via mon lien Ical. Je ne souhaite pas de lien de paiement en ligne . Quel plugging me conseillez vous… Lire la suite »
Bonjour, synchroniser les calendriers, c’est bien, mais peut-on synchroniser les tarifs?
Merci pour votre aide.
Bonjour à tous, Lorsque les plannings sont à jour sur les annonces, il n’y a pas de contact pour les périodes réservées. Ce qui est logique. Personnellement j’ai fait le choix de ne jamais mettre mes plannings à jour sur mes annonces. Je m’explique. Mon objectif est de faire 100% des réservations uniquement par l’intermédiaire de mon site personnel. DONC, j’utilise les annonces uniquement pour renvoyer les personnes vers mon site et à faire sa promotion. J’ai un site principal « plus professionnel » qui est très bien référencé et plusieurs petits sites « satellites » qui que j’utilise comme complément d’information. Tous sont… Lire la suite »
Bonjour,
je voudrais importer un calendrier sur un site mais je trouve l’appli WP Ical Available pas très esthétique… ya moyen de trouver une extension un peu plus fun ?
Bonjour,
Merci pour toutes ces infos. J’aurai souhaiter savoir comment inclure un calendrier fait wur wordpress (par un des plugin cité ci dessus) et l’inclure ensuite sur son site (comme vous le faites apparemment sur votre propre site)
En vous remerciant pour votre réponse
pourquoi la synchronisation d’une annonce Homelidays et airbnb fait la synchronisation aussi sur ma 2e annonnce ?
Bonjour et merci pour votre article bien fait !
Je suis en train de tout reconfigurer après avoir dégagé mon channel manager
Je teste le fonctionnement entierement en ical et mon planning maitre sera ABRITEL
QUESTION (dont je ne trouve pas la réponse ici)
Le ical descend les informations de chaque esclave vers le maitre… OK
MAIS est ce que le maitre redistribue/renvoie aux autres esclaves l’information qu’il a reçu par le lien ical ?
ou faut-il un lien descendant et un montant pour chaque esclave ?
Merci de votre réponse
Didier Trayaud
Comment importer le calendrier de mes locations depuis Excell ?
Si je suis venu vers-vous c’est parce que j’ai eu des problèmes avec abritel,
Merci de me répondre rapidement
Jean Paul Bouccin
Bonjour, Personnellement j’utilise Booking Calendar en version free depuis plusieurs années, je n’ai qu’un gîte, donc un seul calendrier et il me convient tout à fait. De plus, il est suivi et je remarque qu’il est mis à jour régulièrement. Pour afficher plusieurs calendriers (nbr illimité) la version « personnal » est en promo, période de soldes oblige, à 60$ au lieu de 80$ C’est celui qui me convenait le plus parmi les extensions de Wp, le plus simple, le plus épuré au visuel. Je saisis mes réservations sur Mediavacances car chez eux, ça nourrit un calendrier Google qui est donc mon… Lire la suite »
Re bonjour Benoit
Il n’etait pas question pour moi de demander de l’aide mais de partager une info
Je peux d’ailleurs en partager une autre :
Dans sa version gratuite , WP iCal Availability ne permet la creation que d’un seul calendrier ( sinon , c’est 29$ ), et comme j’ai 3 locations donc trois calendriers differents, la version gratuite ne fera pas l’affaire .
Suite au prochain numero !
Bonjour
Merci Benoit pour cet article complet
Je viens d’essayer d’integrer WP iCal Availability dans mon Site WP version 4.9.1 , mais ca me transforme le slider qui est au dessus (installé avec elementor) en images fixes superposées, donc apparement c’est incompatible.
Je vais essayer d’utiliser WP Simple Booking Calendar … si j’y arrive !
Bruno
Ha !! Enfin un site qui donne des explications claires nettes et sans ambiguitées
Je viens de mettre a jour mon calendrier sur les differents sites
Chapeau a Benoit et a ses conseils « pros »
Je me felicite de rejoindre votre groupe
Cdt
didier
Ha on peux dire qu on est accompagné en tant que « hôtes « chez LVP
j ai tout suivi pas a pas et me voila a jour partout!
Sincerement Bravo! c est tres clair et explicite!
Bonjour.
Chez Amivac: Allez dans gérer, modifier votre annonce, une fois logué allez dans outils pour votre site web.
C’est le premier outil. Suivez les instructions.
bonjour
connaissez vous l’emplacement du ical chez AMIVAC merci
cordialement
Un grand merci pour toutes ces infos qui vont nous aider à devenir plus ‘maître’ de notre activité de location. Je viens de publier mon annonce sur LVP et je compte également utiliser l’outil Calendrier. Avant de le faire j’ai pourtant une question d’ordre pratique que je souhaite partager sur ce blog pour en faire profiter d’autres propriétaires notamment ceux qui louent plusieurs gîtes localisés à la même adresse, avec des tarifs et des calendriers différents. Je loue 3 gîtes au total (tous à la même adresse, gîtes de la Source à Tardinghen). Seul un de ces trois gîtes, à… Lire la suite »
Merci pour cet article très utile. J’ai enfin trouvé la solution pour mettre un planning à jour sur mon site internet !
Bravo pour votre site et votre initiative de ce groupement !
Luc.
Bonjour à tous,
Je suis aussi sur MediaVacances et pour ceux qui voudraient obtenir le lien » iCal » de leur annonce, voici comment le trouver (c’est évident mais j’ai cherché un moment car on ne regarde plus ce qu’on connait trop bien) :
– connectez vous à votre annonce en tant que propriétaire
– cliquez l’onglet » Disponibilités et Tarifs »
– vous tombez sur votre calendrier de réservation avec 3 onglets : Vue calendrier, Vue liste et le dernier » Synchronisation/Export »
– le lien iCal est donné là
Bonnes locations,
Boussole