Avoir un planning à jour est primordial !
Plus besoin de démontrer l’intérêt d’avoir un planning à jour sur son annonce : Un planning fiable permet aux vacanciers d’être immédiatement informés sur vos possibilités de les recevoir. Si un vacancier vous contacte c’est qu’il est fortement intéressé pour louer votre bien sur la période qu’il souhaite.
Sommaire
- 1 Pourquoi automatiser cette gestion ?
- 2 Comment garder ses plannings à jour sur différents sites ?
- 3 Heureusement il y a le fameux “iCal” !
- 4 Comment utiliser et configurer le “iCal” !
- 5 Comment afficher son planning sur votre annonce LVP ?
- 6 Comment récupérer un lien “iCal” et synchroniser vos plannings ?
- 7 Il est aussi très facile d’insérer un planning sur son site personnel !
- 8 Dernière petite astuce pour la route…
Pourquoi automatiser cette gestion ?
Un planning à jour permet d’éviter de recevoir de nombreuses demandes que vous ne pouvez pas satisfaire et de générer de la frustration par des réponses du style “Je vous remercie de l’intérêt que vous manifestez pour ma location mais la période que vous souhaité est déjà louée et n’est donc plus disponible…“.
En synthèse, un planning à jour permettra d’améliorer votre taux de transformation “Nombre de contacts / Nombre de réservations”. Ce dont nous rêvons tous !
Comment garder ses plannings à jour sur différents sites ?
Aujourd’hui il est nécessaire de dupliquer nos sources de contacts. Etre présent sur un seul site référent n’est plus suffisant. Voire dangereux avec les nouvelles directives de certains sites…
Par exemple : HomeAway (Abritel et Homelidays), l’un des leaders de la location de vacances, à rajouté du jour au lendemain des frais de “service” en augmentant nos tarifs pour les vacanciers d’environ de 10 à 15% en plus des 3% facturés aux propriétaires ! Pour nous éviter de se retrouver piégés de la sorte, nous devons publier nos annonces sur plusieurs sites pour augmenter nos chances de bien louer tout en gardant notre liberté.
A chaque nouvelle réservation, il ne faut pas oublier de mettre à jour tous ses plannings sur les différents sites… Un oubli, un peu de précipitation dans l’acceptation d’une demande et on se retrouve avec deux réservations confirmées en même temps sur la même période…
Heureusement il y a le fameux “iCal” !
Le terme “iCal” est aussi utilisé comme l’abréviation du nom du format de Microsoft “iCalendar“, qui est devenu au fil du temps un standard de fait. De nombreux logiciels (Apple, Microsoft, Google…) se basent eux aussi sur ce format pour échanger des données d’agenda.
Son utilisation est multiple. Je vais m’attarder uniquement à son intérêt dans la gestion de nos plannings. En quelques mots le “iCal” gère la planification de tâches ou de rendez-vous. C’est sur cette base que de nombreux plannings en ligne l’utilisent pour communiquer entre eux. Concrètement, si vous liez plusieurs plannings ou agendas entre eux avec ce lien, tous vos rendez-vous et réservations seront automatiquement synchroniser sur tous vos plannings.
Comment utiliser et configurer le “iCal” !
Le plus simple est de définir un planning “maître”. C’est à dire créer un planning officiel. Celui qui va commander tous les autres plannings, les “esclaves”.
Pour faciliter la gestion, mieux vaut partir de celui qui est à vos yeux le plus productif : celui qui reçoit le plus de nouvelles réservations. Concrètement celui du site qui vous apporte le plus de réservations. C’est uniquement à partir de ce planning qu’il faudra rajouter et/ou modifier vos réservations. Tous les autres plannings “esclaves” viendront automatiquement récupérer les informations en provenance du planning “maître” sans aucune intervention de votre part.
Il existe des possibilités pour croiser des liens “iCal” permettant des mises à jour croisées entre les plannings (plusieurs plannings “maîtres”). Par expérience, je ne le conseille pas à moins d’être expérimenté… En suivant la recommandation : un planning “maître” et des plannings “esclaves” vous ne risquez pas de vous retrouver avec des conflits de synchronisation et la gestion reste très simple.
L’unique limite est que tous les sites annonceurs ne proposent pas encore cette option bien pratique. Personnellement, c’est un de mes critères de choix pour sélectionner mes sites référents.
Tous les “gros” sites comme HomeAway, AirBnB, TripAdvisor propose le “iCal” dans la gestion de leur planning. Je n’ai pas testé Booking car je le boycotte en raison de sa pression commerciale de ses frais de réservation mais ils proposent eux aussi cette option.
Comment afficher son planning sur votre annonce LVP ?
Nous recommandons fortement d’afficher votre planning de disponibilités sur votre annonce LVP, c’est un véritable avantage pour votre taux de transformation !
Le site LVP est un site exclusivement de mise en relation entre particuliers (vacanciers et propriétaires). Nous ne gérons pas la réservation directement depuis notre site. Nous estimons que chaque propriétaire est libre de gérer son bien comme il l’entend, dans la limite de la législation en vigueur. A ce titre, nous ne proposons pas l’exportation de nos plannings mais il est possible de les importer en mode “esclave”. Pour cela, vous devez nous fournir un lien “iCal” en provenance de votre planning “maître” depuis un autre site d’annonces ou depuis un agenda Google.
Comment récupérer un lien “iCal” et synchroniser vos plannings ?
Voici quelques exemples pour récupérer votre lien “iCal” en provenance de certains sites d’annonces. D’autres sites proposent eux aussi cette option, le principe est toujours le même : il suffit d’aller dans les options de votre planning et de récupérer le lien d’exportation au format “iCal” (s’ils proposent cette option…).
Synchroniser votre planning depuis les sites Abritel ou Homelidays (HomeAway)
1 – Depuis l’administration de votre annonce, sélectionnez dans le menu principal l’icône du “Calendrier” puis “Réservations”
2 – En haut de votre calendrier, vous trouverez 5 petites icônes de menu. Cliquez sur l’icône avec les flèches d’aller-retour (Importer/Exporter) et sélectionnez l’option “Exporter le calendrier”
3 – Le lien “iCal” de votre planning s’affichera. Vous devez le copier et l’insérer sur votre annonce au niveau de la gestion de vos disponibilités.
Vérifiez de bien le copier en entier, avec extension “.ics” à la fin !
Vous avez aussi la possibilité d’exporter les périodes indiquées en “réservations provisoires”, cela peut-être pratique si vous proposez des “options” sur votre planning “maître”. Dans ce cas, les demandes en attentes de confirmation seront renseignées comme indisponibles.
4 – Une fois inséré sur votre annonce LVP, la synchronisation sera automatique à chaque mise à jour !
Une fois le lien en place, le transfert des données est en principe immédiat :
Synchroniser votre planning depuis Airbnb
1 – Depuis la gestion de votre annonce, sélectionnez “Calendrier”
2 – Cliquez sur “Paramètres de disponibilité” en haut à droite de votre calendrier
3 – Sous synchroniser les calendriers (en bas de page), sélectionnez “Exporter le calendrier”
4 – Le lien “iCal” de votre planning Airbnb s’affichera. Vous devez le copier et l’insérer sur votre annonce au niveau de la gestion de vos disponibilités.
Vous devez le copier et nous l’envoyer pour pouvoir synchroniser votre planning.
Synchroniser votre planning depuis Tripadvisor (HolidayLettings)
1 – Depuis la gestion de votre annonce, sélectionnez “Calendrier”
2 – Sur la page du calendrier, sélectionnez “Exporter”
3 – Le lien “iCal” de votre planning Tripadvisor s’affichera.Vous devez le copier et l’insérer sur votre annonce au niveau de la gestion de vos disponibilités.
Synchroniser votre planning depuis Google Agenda
Depuis la publication de cet article, nous avons publié un second article qui présente la synchronisation “iCal” depuis votre agenda Google.
C’est la solution idéale pour garder la main sur votre planning sans dépendre d’un site référent : Votre agenda Google étant le planning “maître” que vous pouvez ensuite synchroniser avec tous les plannings de vos sites référents qui propose l’importation.
Il est aussi très facile d’insérer un planning sur son site personnel !
Avoir un site internet dédié à sa location de vacance est incontournable pour pouvoir continuer à offrir une véritable reservation sans intermédiaires. Pour afficher votre planning sur votre site, le “iCal” est là pour vous aider. Gratuitement ! N’allez surtout pas acheter un service de gestion de planning pour ça !
Il existe d’excellents modules (plugin) pour intégrer assez facilement votre planning sur votre site internet personnel. Sous WordPress voici ceux que j’utilise principalement :
- WP iCal Availability : Si vous gérez plusieurs locations sur votre site personnel, c’est celui qu’il vous faut. Pour information, sur LVP, c’est celui que nous utilisons pour afficher les plannings sur nos annonces. Il existe une version de base gratuite et une version pretium à 29€ permettant de nombreuses options de personnalisation.
- VR Calendar : je l’utilise beaucoup sur les sites ne nécessitant qu’un seul planning car sa personnalisation est incluse dans sa version de base. La version Pro (39€) permet la gestion de plusieurs plannings et propose aussi le paiement en ligne pour la réservation (via PayPal et Stripe).
- WP Simple Booking Calendar : C’est en fait une version frère de WP iCal Availabilty qui fonctionne non pas en importation mais dans le sens de l’exportation. C’est vous qui prenez la main sur votre planning et envoyez votre planning aux autres sites. Vous êtes le “maître” ils sont les esclaves, j’aime bien cette version. Dans ce cas, il faut configurer le “iCal” fournit par ce module sur les sites référents en utilisant l’option d’importation de leur planning. Une fois cela configuré, dès que vous rajoutez une réservation sur le planning de votre site personnel, elle sera automatiquement envoyée comme mise à jour vers les autres plannings que vous avez liés. Prochainement, nous allons utiliser sur le site LVP ce module pour permettre aux propriétaires annonceurs d’afficher leur planning sur leur annonce.
Dernière petite astuce pour la route…
Vous pouvez facilement importer ce lien “iCal” sur votre agenda électronique (ordinateur ou smartphone par exemple). C’est bien pratique pour suivre en direct votre planning de réservation si vous recevez une demande par téléphone !
En espérant que ce guide vous sera utile ! Vous n’avez plus d’excuses pour ne plus afficher un planning toujours à jour sur vos annonces 😉
Si vous avez des questions sur l’utilisation de cette petite bête, vous pouvez utiliser les commentaires pour en faire profiter tous ceux qui n’ont pas le courage de poster publiquement leurs questions… Pour les autres, membre de LVP, ma messagerie personnelle est toujours disponible…
Benoît
pourquoi la synchronisation d’une annonce Homelidays et airbnb fait la synchronisation aussi sur ma 2e annonnce ?
Désolé mais je n’arrive pas a suivre le sens de votre question… Pouvez-vous préciser pour pouvoir vous aider à régler le pb ?
Si vous avez indiqué un lien sur une annonce, c’est ce lien qui fournit les informations, donc si vous n’avez pas les bonnes périodes qui s’affichent, je pense que vous avez surement du inverser vos liens d’importations…
Bonjour et merci pour votre article bien fait !
Je suis en train de tout reconfigurer après avoir dégagé mon channel manager
Je teste le fonctionnement entierement en ical et mon planning maitre sera ABRITEL
QUESTION (dont je ne trouve pas la réponse ici)
Le ical descend les informations de chaque esclave vers le maitre… OK
MAIS est ce que le maitre redistribue/renvoie aux autres esclaves l’information qu’il a reçu par le lien ical ?
ou faut-il un lien descendant et un montant pour chaque esclave ?
Merci de votre réponse
Didier Trayaud
Bonjour Didier, Je ne suis pas certain d’avoir compris votre question, désolé. Important à savoir (si c’est le sens de votre question) : Si vous importez sur votre planning “iCal” Abritel des réservations en provenance d’autres sites, elles ne seront pas exportées par le “ical” d’Abritel. Meme si elles sont bien prises en compte sur l’affichage du planning de votre annonce ABRITEL. Pour faire plus simple, le lien “iCal” d’Abritel ne va exporter QUE les réservations renseignées directement sur son planning (pas les importations externes !). Il faut donc renseigner directement vos réservations sur votre planning maître Abritel (ne pas… Lire la suite »
Comment importer le calendrier de mes locations depuis Excell ?
Si je suis venu vers-vous c’est parce que j’ai eu des problèmes avec abritel,
Merci de me répondre rapidement
Jean Paul Bouccin
Tout d’abord bonjour Jean-Paul,
Excel est un excellent tableur mais ce n’est pas un logiciel de gestion de planning et encore moins un outil de communication.
Si vous souhaitez synchroniser vos disponibilités, vous devez utiliser un outil qui permet la gestion des liens “iCal”, comme Google Agenda, ou utiliser des plannings en ligne de certains sites qui proposent l’exportation.
Tout est indiqué dans cet article me semble-t-il.
Bonne journée,
Benoit
Bonjour, Personnellement j’utilise Booking Calendar en version free depuis plusieurs années, je n’ai qu’un gîte, donc un seul calendrier et il me convient tout à fait. De plus, il est suivi et je remarque qu’il est mis à jour régulièrement. Pour afficher plusieurs calendriers (nbr illimité) la version “personnal” est en promo, période de soldes oblige, à 60$ au lieu de 80$ C’est celui qui me convenait le plus parmi les extensions de Wp, le plus simple, le plus épuré au visuel. Je saisis mes réservations sur Mediavacances car chez eux, ça nourrit un calendrier Google qui est donc mon… Lire la suite »
Bonjour Elisabeth,
j’ai créé une conciergerie l’année dernière et je cherche un planning maître en ligne afin de centraliser les réservations des nombreuses propriétés que je suit pour mes clients (une 50e), annonces diffusées sur différents sites internet avec lien ical…
Auriez-vous une idée d’application ou site en ligne qui propose ce genre de services?
J’ai essayé cette année avec un planning sous excel mais c’était fastidieux…
Merci
Re bonjour Benoit
Il n’etait pas question pour moi de demander de l’aide mais de partager une info
Je peux d’ailleurs en partager une autre :
Dans sa version gratuite , WP iCal Availability ne permet la creation que d’un seul calendrier ( sinon , c’est 29$ ), et comme j’ai 3 locations donc trois calendriers differents, la version gratuite ne fera pas l’affaire .
Suite au prochain numero !
De tres nombreux plugins (=module ) sont limités dans leur version “free”. Il faut avoir en tête que les auteurs ont besoin d’une certaine rémunération poru continuer a proposer des choses sympas.
Généralement, les versions “premiums” (=payantes) offrent en plus un excellent service support pour vous aider a bien les configurer… Finalement 29$ peut-être un investissement rentable dans ce cas…
Il est bon de tester différents plugins pour savoir lequel correspond le mieux à vos besoins. Regardez et comparer leurs options de configuration.
Benoit
En effet , 30€ pour un logiciel pratique et efficace , ce n’est pas scandaleux , mais le plus long , c’est qu’il faut parfois au minimum les installer et commencer a les parametrer pour pouvoir evaluer leurs fonctionnalités ! Pour l’instant , les autres modules ont l’air plus complexes a parametrer et sont surtout tres utiles pour les reservations d’hotel ou restaurant avec des details qui ne me sont pas forcement utiles .LA question que je dois me poser en premier est : “quel doit etre mon calendrier “maitre” ? Le mien ? celui d’Abritel ? ou celui de… Lire la suite »
Bonjour
Merci Benoit pour cet article complet
Je viens d’essayer d’integrer WP iCal Availability dans mon Site WP version 4.9.1 , mais ca me transforme le slider qui est au dessus (installé avec elementor) en images fixes superposées, donc apparement c’est incompatible.
Je vais essayer d’utiliser WP Simple Booking Calendar … si j’y arrive !
Bruno
Bonjour Bruno,
Il doit y avoir une solution pour corriger cela mais je ne peux malheureusement pas intervenir sur votre site personnel par manque de temps…
Avez-vous essayé de contacter l’auteur du plugin pour avoir un support et des conseils pour identifier l’origine du problème ?
Benoit
Jusqu’à ce jour j’utilise “Location saisonnière” en version gratuite. Je ne suis sur aucune des plateformes Amivac, Abriltel ou autres. Cependant comme notre fils a des gîtes aussi, j’aimerais bien avoir un planning que je peux partager.. La version payante de “Location saisonnière est bien trop chère.
En examinant Ical je n’ai pas vu de possibilité de couper une journée en deux. Pourtant si un touriste arrive le 13 et un autre part le même jour, il faut bien couper la journée en deux.
Quelle est la solution?
Réponse à Gérard :
En principe avec le “ical”, si vous indiquez vos réservations en nuitées, les jours des arrivées et des départs seront en “moitiés” (affichage en diagonal). C’est le cas sur les plannings des annonces de LVP qui utilisent le “ical”.
Benoit
Ha !! Enfin un site qui donne des explications claires nettes et sans ambiguitées
Je viens de mettre a jour mon calendrier sur les differents sites
Chapeau a Benoit et a ses conseils “pros”
Je me felicite de rejoindre votre groupe
Cdt
didier
Ha on peux dire qu on est accompagné en tant que “hôtes “chez LVP
j ai tout suivi pas a pas et me voila a jour partout!
Sincerement Bravo! c est tres clair et explicite!
Bonjour.
Chez Amivac: Allez dans gérer, modifier votre annonce, une fois logué allez dans outils pour votre site web.
C’est le premier outil. Suivez les instructions.
Bonjour René,
Sauf erreur de ma part, AMIVAC ne gère pas le format “ical”… C’est un widget publicitaire de leur planning qu’ils proposent. C’est a dire une sorte de photo de leur agenda qui ne permet pas de compiler les réservations avec un autre agenda.
Un “ical” est sous la forme d’une url.
Je n’utilise pas AMIVAC, je ne peux donc pas faire le test mais je n’ai malheureusement encore jamais vu un propriétaire fournir un “ical” en provenance d’AMIVAC… C’est dommage car c’est la façon la plus simple de synchroniser des plannings.
Benoit.
bonjour
connaissez vous l’emplacement du ical chez AMIVAC merci
cordialement
Malheureusement à ma connaissance il n’y a pas d’exportation du planning via le “ical” chez AMIVAC…
Un grand merci pour toutes ces infos qui vont nous aider à devenir plus ‘maître’ de notre activité de location. Je viens de publier mon annonce sur LVP et je compte également utiliser l’outil Calendrier. Avant de le faire j’ai pourtant une question d’ordre pratique que je souhaite partager sur ce blog pour en faire profiter d’autres propriétaires notamment ceux qui louent plusieurs gîtes localisés à la même adresse, avec des tarifs et des calendriers différents. Je loue 3 gîtes au total (tous à la même adresse, gîtes de la Source à Tardinghen). Seul un de ces trois gîtes, à… Lire la suite »
Bonjour Anne, C’est effectivement une question qu’on m’a déjà posée. Si vous avez plusieurs locations dans le même logement, vous pouvez soit : 1/ publier une annonce commune en expliquant les différentes option dans le descriptif et indiquer “complet” sur votre planning uniquement quand tout est loué. C’est peut-être le plus simple. 2/ créer plusieurs annonces et créer un planning pour chacune depuis Google Agenda si vous n’avez pas une annonce pour chaque location depuis Abritel (ou un autre site). Cette option permet d’avoir plus de visibilité mais elle demande aussi de gérer plusieurs plannings. Etant très ouvert et flexible… Lire la suite »
Merci pour cet article très utile. J’ai enfin trouvé la solution pour mettre un planning à jour sur mon site internet !
Bravo pour votre site et votre initiative de ce groupement !
Luc.
Merci pour ces articles et pour le site !
Je suis en plein apprentissage de wordpress et mon “gravatar” devrait apparaitre…
Bonjour à tous,
Je suis aussi sur MediaVacances et pour ceux qui voudraient obtenir le lien ” iCal ” de leur annonce, voici comment le trouver (c’est évident mais j’ai cherché un moment car on ne regarde plus ce qu’on connait trop bien) :
– connectez vous à votre annonce en tant que propriétaire
– cliquez l’onglet ” Disponibilités et Tarifs ”
– vous tombez sur votre calendrier de réservation avec 3 onglets : Vue calendrier, Vue liste et le dernier ” Synchronisation/Export ”
– le lien iCal est donné là
Bonnes locations,
Boussole
Merci “Boussole” pour cette information bien utile pour ceux annoncent sur ce site !
merci de cette information qui m’a permis de trouver mon lien sur mon annonce mediavacances !