MESSAGES ENVOYÉS AUX LOCATAIRES

Les messages à envoyer à vos locataires avant, pendant et après leur séjour : le guide du propriétaire de location saisonnière​

Dans la location saisonnière, la communication avec vos vacanciers est un puissant levier pour optimiser leur expérience et obtenir de bons retours. Que vous gériez une location de vacances, un gîte ou une chambre d’hôtes, envoyer les bons messages aux bons moments vous permet de rassurer vos locataires. En fluidifiant leur séjour, vous vous démarquez des plateformes OTA comme Airbnb Abritel ou Booking qui hébergent souvent des réservations en un clic ou avec boîte à clefs, parfois sans aucun échange entre l’hôte et le vacancier.

Chez LVP-DIRECT, nous militons pour la réservation en direct, sans frais de service inutiles. Ce qui permet d’offrir la garantie du meilleur tarif possible. Dans ce guide pratique, vous découvrirez les messages essentiels à envoyer à vos locataires avant, pendant et après leur séjour. Nous vous proposons donc ici une trame complète, avec des exemples (accessible uniquement aux membres adhérents), que vous pourrez facilement adapter à votre situation personnelle.

1. Les messages à envoyer avant le séjour

Le premier message de prise de contact est crucial : c’est là que s’installe une relation de confiance. Une bonne communication lors de la réservation et en amont de l’arrivée, rassure vos locataires et vous permet d’anticiper leurs besoins.

1.1 Répondre aux demandes de renseignements avant la réservation

Objectif : Vérifier que la demande est sérieuse et que le logement correspond aux attentes des futurs locataires.

Le premier contact est décisif : il vous aide à évaluer la fiabilité des voyageurs, à identifier leurs besoins spécifiques (nombre de personnes, bébé, animaux, accessibilité PMR…), et à montrer votre professionnalisme.

Exemple de message :

1.2 Accompagner l’envoi du contrat de location saisonnière

Objectif : Rassurer et officialiser la réservation.

Votre message d’acceptation d’une demande de réservation, doit rappeler les éléments indispensables pour la validation :

• Retour du contrat signé 
• Conditions du versement de l’acompte
• Il est également recommandé de demander une attestation d’assurance villégiature qui est gratuite et généralement incluse dans le contrat d’assurance de sa résidence principale.

Exemple de message :

1.3 Confirmer la bonne réception du contrat et de l’acompte

Objectif : Rassurer et donner de la visibilité sur la suite du séjour.

Ce message de confirmation est important car il permet d’informer le vacancier que tout est conforme et que sa réservation est bien validée. 

Exemple de message :

1.4 Message une semaine avant l’arrivée

Objectif : Préparer l’accueil du locataire.

Ce message est stratégique : il permet de rappeler le règlement du solde, d’organiser l’arrivée, et de transmettre les infos pratiques (accès, plan, organisation des couchages).

Exemple de message :

2. Les messages à envoyer pendant le séjour

Objectif : Fournir les infos pratiques, rassurer et éviter les mauvaises surprises.

Pendant le séjour, l’essentiel est de rester discret tout en demeurant disponible. Un seul message suffit, idéalement le jour de l’arrivée.

Exemple de message :

4. Conseils bonus pour optimiser votre communication

• Automatisez vos messages : préparez des modèles personnalisables en enregistrant un document type sur Word par exemple. Cela vous fera gagner beaucoup de temps.
• Gardez un ton chaleureux et professionnel. 

Dans la location saisonnière, il est coutume d’appeler les locataires par leur prénoms, dès le premier message de contact. Si vous vous sentez à l’aise avec ce principe, cela permettra d’apporter une touche conviviale de bienvenue chez vous… 

• Adaptez vos messages selon la durée du séjour (un week-end ≠ trois semaines).

Pour des courts séjours d’une nuit ou deux, il vous faudra être très réactif et efficace. Vous aurez peu de temps pour établir un relationnel de qualité.

Pour des séjours plus longs, rien ne vous empêche de prendre des nouvelles de vos vacanciers au milieu du séjour pour savoir si tout va bien. Vous en profiterez pour rappeler les consignes du départ qui approche.

À vous de sentir si ces personnes aiment communiquer ou préfèrent plutôt ne pas être trop dérangées et d’adapter vos messages.

• Ajoutez des recommandations locales (restaurants, balades, producteurs).

Lors de vos messages, n’hésitez pas à joindre une liste déjà préparée (document Word par ex.) des points attractifs de votre région, des liens vers les offices de tourisme, des commerces de proximité avec les horaires d’ouverture etc. Cela peut être pratique par exemple pour les premières courses urgentes lors de l’arrivée. N’oubliez pas de mettre ces informations à jour régulièrement : Restaurants fermés, liens obsolètes, nuiraient à votre crédibilité et à votre engagement.

Conclusion

La qualité de vos messages fait la différence dans la gestion de votre location saisonnière. En envoyant des communications claires et positives avant, pendant et après le séjour, vous créez un climat de confiance, vous simplifiez l’organisation tout en favorisant la fidélisation.

Résultat : plus de satisfaction, de bons avis, et des voyageurs satisfaits qui réservent à nouveau… en direct, sans passer par les OTA comme Airbnb, Abritel ou Booking.

Chez LVP-DIRECT, nous encourageons cette relation directe entre propriétaires et vacanciers, pour des séjours plus humains et sans frais cachés.

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Bonnes locations !

Nathalie et Benoît.
au nom de l’équipe d’administration de LVP-DIRECT.